Fluxo de caixa para decoradoras: quanto guardar de cada evento

A maior confusão financeira de quem trabalha por evento é que o dinheiro entra em grandes blocos (o Pix de R$ 3.000 do cliente) mas sai em pequenos pedaços durante semanas (fornecedor, gasolina, imposto, seu salário). E aí, quando você vê, sumiu.

Fluxo de caixa é a maneira de organizar isso. Não precisa ser complicado. Precisa ser feito. Vou mostrar um método simples que dá pra aplicar já na próxima festa.

O que é fluxo de caixa (na prática)

É saber, a qualquer momento, quanto dinheiro você tem, quanto vai entrar nos próximos dias e quanto vai sair. Só isso. Sem esse controle, você acha que tem R$ 2.000 na conta — só que R$ 1.500 já são de fornecedores que vão bater na próxima semana.

A regra dos 5 potes

Toda vez que um Pix cai, você distribui em 5 destinos. Pode ser mental, planilha ou automático (o DecorIA sugere essa divisão no módulo financeiro). Os potes:

1. Custo do evento (30% a 50%) — o que você vai gastar pra entregar essa festa: material, fornecedor, gasolina, ajudante.
2. Imposto (6% a 15%, depende do regime) — pra pagar Simples, DAS do MEI ou reserva de IR.
3. Pró-labore (25% a 40%) — o seu salário, que vai pra sua conta pessoal.
4. Reinvestimento (10% a 15%) — peça nova, curso, marketing, ferramenta.
5. Reserva de emergência (5% a 10%) — pro mês que ninguém casa.

Os percentuais somam 100% em algum ajuste. Se a sua realidade tem custo alto, sobra menos pra reinvestimento. Se seu custo é baixo (você tem muito estoque próprio), sobra mais. O importante é a regra existir.

Como aplicar na prática

Exemplo com número real

Cliente paga R$ 3.000 pela festa. Assim que o Pix cair, você distribui:

• R$ 1.200 (40%) — separado pra custo do evento em outra conta ou pote virtual
• R$ 240 (8%) — imposto
• R$ 900 (30%) — pró-labore, vai pra sua conta pessoal
• R$ 450 (15%) — reinvestimento
• R$ 210 (7%) — reserva

Você não gasta R$ 3.000. Você gasta R$ 1.200 (o custo real). O resto está guardado com destino certo.

Contas separadas: sim ou não?

Ideal: uma conta principal (onde entra o dinheiro do cliente), uma conta pra imposto/reserva (fica guardado, não mexe) e sua conta pessoal (o pró-labore vai pra lá). Três contas resolvem 95% dos problemas.

Se ter três contas parece muito, usa 'caixinhas' do Nubank, PicPay ou o app do seu banco. Mesmo efeito: separar de propósito pra não confundir.

O que fazer com quem paga em parcelas

Cliente que paga 30% + 40% + 30% precisa da mesma lógica em cada Pix. Se a festa toda é R$ 3.000, e chegou R$ 900 do sinal, você já divide esses R$ 900 nos 5 potes (proporcionalmente). Não deixa pra dividir depois — você esquece.

Fornecedor que você precisa pagar antes do segundo Pix do cliente? Vem do pote 'custo do evento' que você reservou desde o sinal. Isso evita usar o dinheiro do pró-labore pra cobrir custo.

O relatório mensal que muda tudo

Uma vez por mês, senta 30 minutos e responde:

• Quanto entrou de faturamento?
• Quanto foi custo direto de evento?
• Quanto sobrou de margem bruta (faturamento - custo direto)?
• Quanto foram os custos fixos do mês (aluguel, sistema, contador)?
• Quanto sobrou de lucro líquido?
• Quantos eventos foram? Qual o ticket médio?

Se você não fizer isso, não sabe se está crescendo ou apenas trabalhando mais. Faturar R$ 15.000 no mês com lucro de R$ 2.000 pode ser pior que faturar R$ 10.000 com lucro de R$ 4.000. Só o número final conta.

Erros clássicos de fluxo de caixa

• Gastar o sinal como se fosse lucro. Sinal é adiantamento. O gasto do evento ainda vem.
• Comprar peça grande na euforia depois de festa cara. Faz a conta antes: essa compra sai do reinvestimento (15%), não de tudo.
• Deixar imposto pra fim de trimestre. Chega o vencimento e você não tem. Melhor separar por Pix.
• Confiar em 'o que tá na conta'. O que tá na conta pode ser dinheiro comprometido. Só sabe quem faz o cálculo.
• Ignorar o meio do ano fraco. Novembro/dezembro cheios não pagam junho/julho vazios se não tiver reserva.

Ferramentas que resolvem

Planilha simples de Google Sheets já funciona no começo. Colunas: data, cliente, valor, custo, líquido. Uma linha por evento. Uma linha por despesa fixa mensal.

Quando ficar apertado (mais de 4 eventos ao mês), um sistema como o DecorIA facilita: cada Pix registrado, categorização automática, dashboard que mostra faturamento, despesas e margem em tempo real. Você abre o app antes de dormir e sabe onde está.

Um plano de 90 dias

1. Mês 1: separar contas (pessoal, negócio, reserva). Aplicar a regra dos 5 potes em cada Pix.
2. Mês 2: fazer o relatório mensal pela primeira vez. Comparar com o que você achava que era.
3. Mês 3: ajustar os percentuais dos 5 potes de acordo com o que você descobriu.

Em 90 dias, você deixa de trabalhar no escuro. Descobre onde vaza dinheiro, quanto sua festa dá de lucro de verdade, e o quanto pode crescer sem quebrar.

Faturamento é vaidade. Lucro é sanidade. Fluxo de caixa é o que separa um do outro.